Într-un circuit civil sigur, documentele originale sunt singurele care poartă „amprenta” autenticității: sigilii în relief, semnături olografe și, cel mai important, mențiuni de ultimă oră. O copie este doar o fotografie a unui moment trecut; originalul este un document care reflectă starea actuală a drepturilor dumneavoastră.

     Actele de stare civilă, de identitate precum și orice alte acte ce constată raporturi, drepturi, obligații, etc, sunt eliberate de instituțiile publice și/sau private ( banci, asociații de proprietari, Directia Taxe si impozite, companii specializate în asigurarea de bunuri, birou de carte funciară, expert cadastral, auditor energetic, etc) la cererea părților, beneficiarilor, proprietarilor etc, în format original, tocmai pentru ca cetățenii, să le poată utiliza în  circuitul civil, astfel având dovada calității, a drepturilor și a obligațiilor.

Confuzia dintre „Copie” și „Duplicat”

Mulți clienți încearcă să folosească copii simple la instituții (Bancă, DITL, Poliție), fiind ulterior refuzați. Motivul este simplu: actul notarial pe care îl primiți la final este un duplicat. Deși nu are semnăturile părților, el are semnătura și sigiliul original al notarului, având aceeași forță ca originalul din arhivă. O copie a acestui duplicat își pierde această forță instantaneu.

      Documentele originale sunt necesare atunci când solicitați întocmirea unui act notarial, și pentru următoarele considerente:

• drepturile dumneavoastră precum și ale celorlalte părți pot fi exercitate într-un cadru legal și  interesele (părților) pot fi ocrotite,  numai dacă există dovada asupra identității, calității, a legăturii de rudenie, asupra proprietății etc – dovada acestor elemente se face numai cu acte originale. (mai jos reglementările legale)

• actele pot avea/purta anumite mențiuni, anulări, modificări, rectificări, revocari etc, iar acestea se regăsesc întotdeauna pe exemplarele originale (de exemplu:copiile pot fi efectuate înainte de revocarea procurii, sau înainate de rectificarea contractului etc),

• actele originale sunt singurele ce pot confirma/atesta elementele pe care le cuprind (începând de la conținut, clauze, termene, semnături, sigilii, debite, etc) și numai în baza acestora pot fi întocmite acte notariale ce vor produce efecte juridice.
• în cazul minorului căruia nu i s-a eliberat primul act de identitate, dovada identităţii se face cu certificatul de naştere (NU cu o copie de pe certificatul de naștere).

• la nașterea unui copil, serviciul de stare civilă, va elibera la cererea părinților și în baza anumitor acte, certificatul de naștere al copilului. Acesta se va elibera în format original (NU în copie).

Prezentarea actului original (fie că vorbim de cartea de identitate conform OUG 97/2005 sau de actele de stare civilă conform Legii 119/1996) reprezintă fundamentul pe care se construiește un act notarial.

De asemenea, la autentificarea actului notarial, dumneavoastră, primiți un duplicat cu semnătura și sigiliul notarului public (cu aceeși forță probantă ca si originalul din arhiva biroului notarial), nu primiți o copie a actului. Dacă doriți să folosiți o copie a  unui act notarial, de exemplu la schimbarea rolului fiscal (în cazul vânzării imobilului), la ieșirea din țară a minorului, la bancă pentru obținerea unui credit sau deschiderea unui cont, nu va fi primită. De ce? Pentru că prezențati o copie, nu un duplicat/original cu semnătura și sigiliul notarului - originale.

Conform reglementărilor legale precizate mai jos, dovada domiciliului se face cu actul de identitate (NU cu o copie de pe actul de identitate), care poate fi cartea de identitate, buletinul de identitate, precum si cartea de identitate provizorie, iar atunci când a intervenit o modificare (schimbare domiciliu, nume etc) aveți obligația legală de a solicita o nouă carte de identitate, în termen de 15 zile de la orice modificare intervenita.

Reglementări legale:

OUG 97/2005 republicata, prevede:

Art. 12 (1) Actul de identitate este documentul care se elibereaza, in conditiile prezentei ordonante de urgenta, cetateanului român si care face dovada identitatii, a adresei de domiciliu si, dupa caz, a adresei de resedinta titularului acestuia.

In sensul prezentei ordonante de urgenta, prin act de identitate se intelege cartea de identitate, precum si cartea de identitate provizorie si buletinul de identitate, aflat în termen de valabilitate.

Art. 13 alin 4  ORDONANŢA DE URGENŢĂ nr. 97 din 14 iulie 2005 privind evidenţa, domiciliul, reşedinţa şi actele de identitate ale cetăţenilor români, republicată

În cazul minorului căruia nu i s-a eliberat primul act de identitate, dovada identităţii se face cu certificatul de naştere. Dovada cetăţeniei acestuia se face cu certificatul de naştere însoţit de actul de identitate sau paşaportul unuia dintre părinţi.

Legea nr. 119/1996 cu privire la actele de stare civila:

Art. 1. - Actele de stare civila sunt înscrisuri autentice prin care se dovedeste nasterea, casatoria sau decesul unei persoane. Acestea se întocmesc in interesul statului si al persoanei si servesc la cunoasterea numarului si structurii populatiei, a situatiei demografice, la apararea drepturilor si libertatilor fundamentale ale cetatenilor.

Art. 2. - (1) Actele de nastere, de casatorie si de deces se intocmesc in registre de stare civila, in doua exemplare, ambele originale, si se completeaza manual, cu cerneala speciala de culoare neagra.

Pentru alte informatii privind obligația de a prezenta actele originale vezi și Ghidul vânzătorului, Ghidul cumpărătorului.