Actul întocmit de notarul public în forma autentică, se păstrează în arhiva biroului notarial, fiind încheiat într-un singur exemplar original, semnat de părți sau de către reprezentanţii lor şi, după caz, de cei chemaţi a încuviinţa actele pe care părţile le întocmesc precum și de martorii-asistenţi  (în situațiile în care este cerută sau obligatorie și prezenţa lor).

Legea 36/1995 republicată, prevede la Art. 98 :

(1) Actele autentice notariale se întocmesc într-un singur exemplar original, care se păstrează în arhiva notarului public,

(4) Părţile vor primi un duplicat de pe actul original. Duplicatul actului notarial are forţa probantă prevăzută de lege ca şi originalul actului.

De asemenea, precizăm că în lipsa actului original, duplicatul înscrisului sau copia legalizată de pe exemplarul din arhiva notarului public, care constată o creanţă certă şi lichidă are putere de titlu executoriu la data exigibilităţii acesteia.

Conceptul de unic exemplar original este conceput pentru a vă proteja. Dacă ați pleca acasă cu singurul exemplar pe care apar semnăturile dumneavoastră olografe (de mână) și l-ați pierde sau s-ar distruge într-un incident, dovada tranzacției ar fi extrem de greu de reconstituit. Păstrând originalul în arhiva notarială, statul se asigură că există mereu o „matriță” sigură și inalterabilă.

The concept of a single original copy is designed to protect you. If you were to take home the only copy bearing your handwritten signatures and it were lost or destroyed, proving the transaction would be extremely difficult. By keeping the original in the notarial archive, the state ensures there is always a secure and unalterable "master copy."

Duplicatul pe care îl primiți este generat din această „matriță”. Semnătura și sigiliul notarului pe duplicat atestă faptul că acel document este identic cu cel din arhivă. Din punct de vedere juridic, duplicatul are exact aceeași forță ca și originalul: poți vinde cu el, poți intabula o proprietate sau poți executa silit o datorie.

The duplicate you receive is generated from this "master copy." The notary's signature and seal on the duplicate certify that the document is identical to the one in the archive. Legally, the duplicate has the exact same power as the original: you can use it to sell, register a property, or enforce a debt.