Sediul materiei
Art. 146 din Legea 36/1995 şi art. 297-299 din Regulament.
Competența
A) Notarul public, legalizează semnături de pe ȋnscrisuri, specimene de semnătură, precum şi sigilii. Nu există restricții cu privire la competența teritorială.
B) Misiunile diplomatice şi oficiile consulare ale României, legalizează sigilii şi semnături la cererea – persoanelor fizice sau juridice române, indiferent unde ȋşi vor produce efectele ȋnscrisurile
– persoanelor fizice sau juridice străine, daca ȋnscrisurile au ca finalitate producerea de efecte juridice ȋn România, iar legile şi reglementările statului de reședință ori convențiile bilaterale nu se opun.
Procedura
Cererea poate fi făcută scris sau verbal, de către orice persoană interesată. Notarul public va identifica părțile, se va concinge că acestea cunosc conținutul ȋnscrisului, după care le va cere să subscrie ȋn fața sa toate exemplarele ȋnscrisului. Notarul public poate legaliza semnătura părților numai pe ȋnscrisurile pentru care legea nu cere forma autentică ad validitatem.
Se poate legaliza şi specimenul de semnătură al persoanei care se va prezenta personal la sediul biroului notarial şi care va semna ȋn fața notarului public. Exemplarele ȋnscrisului se prezintă notarului nesemnate, urmând a fi semnate ȋn fața acestuia.
Dacă părțile nu pot semna se admite că procedura legalizării nu se poate instrumenta, soluția fiind apelul la autentificare.
De la procedura semnării ȋn fața notarului public, legea recunoaște o singură excepție, aceea a legalizării semnăturii traducătorului, după specimenul de semnătură depus la biroul notarului public.
Pentru legalizarea sigiliului, partea ȋl va prezenta ȋn fața notarului public care după verificare va ȋntocmi ȋncheierea de legalizare. Sigiliul se aplică ȋn prezența notarului public, pe suportul material prezentat ȋn acest scop de către partea interesată, care va fi identificată ȋn ȋncheiere.
Ȋncheierea
Ȋn ȋncheiere se va arăta că s-au ȋndeplinit condițiile esențiale ale legalizării de semnătură:
a) Data (anul,luna,ziua)
b) Numele părții şi faptul prezentării ei ȋn persoană
c) Constatarea subscrieri ȋn fața notarului public a tuturor exemplarelor ȋnscrisului
Ȋnregistrarea şi arhivarea
Ȋncheierile de legalizare a semnăturilor şi sigiliilor se ȋnregistrează ȋn registrul general şi primesc fiecare un număr de ȋnregistrare. Se ȋnregistrează şi ȋn opisul registrului general. Ȋnregistrarea se va face după numele persoanelor care au semnat ȋn fața notarului public chiar dacă ele nu sunt părți ȋn actul respectiv (prin mandat).
Arhivarea documentelor si păstrarea acestora se face în conformitate cu prevederile legale în materie de arhivare și păstrare a documentelor, pe termenul precizat în Nomenclatorul de arhivare. După expirarea termenului, actele vor fi scoase din evidență.