Certificarea unor fapte

Sediul materiei

Art.148, art.149 din Legea 36/1995 şi art. 301- 310 din Regulament.

Competența

A) Notarul public, certifică fapte, ȋn cazurile prezentate de lege. Cât timp certificarea are loc la sediul biroului notarial, nu există restricții cu privire la competența teritorială. Ȋn cazul ȋn care certificarea unui fapt implică deplasare, competența va fi limitată la notarul public care va putea efectua deplasarea la acel loc (notarul public se poate deplasa doar ȋn circumscripția teritorială a judecătoriei unde ȋşi desfășoară activitatea).

B) Misiunile diplomatice şi oficiile consulare ale României, pot certifica fapte la cererea:
– persoanelor fizice sau juridice române, indiferent unde ȋşi for produce efectele ȋnscrisurile
– persoanelor fizice sau juridice străine, dacă ȋnscrisurile au ca finalitate producerea de efecte juridice ȋn România, iar legile şi reglementările statului de reședință ori convențiile bilaterale nu se opun.

Procedura

Condițiile certificării:
Prima condiție este
– fie ca faptul a cărui certificare se cere să se regăsească printre cele prevăzute de un act normativ
– fie ca certificarea acelui fapt să nu fie dată ȋn competența exclusivă a unui alt organ.

A doua condiție necesară este ca faptul a cărui certificare se cere să fie constatat personal de notarul public (să perceapă faptul cu propriile sale simțuri).

Ȋn condițiile ȋn care legea oferă posibilitatea certificării oricărui fapt, este important ca notarul public să fie ȋn stare să-l şi ȋnțeleagă.

Etapele de urmat pentru certificarea de fapte: depunerea cererii, constatarea faptului de către notarul public prin propriile sale simțuri, constatarea ȋndeplinirii procedurii prin ȋncheiere, ȋnregistrarea şi arhivarea.

Cazurile de certificare

a) Faptul că o persoană se află ȋn viață
Ȋn acest caz persoana ȋn cauză se va prezenta la biroul notarial (sau notarul se va deplasa) după care notarul public o va vedea ȋn viață şi o va identifica conform regulilor generale de identificare a părților ȋn procedurile notariale.

b) Faptul că o persoană se află ȋntr-un anumit loc
Nu se poate referi şi la o persoană decedată. Ȋn funcție de solicitare se va menționa ȋn ȋncheiere fie adresa exactă fie doar localitatea, în cazul în care notarul public s-a deplasat, fie faptul că persoana s-a aflat la sediul biroului.

c) Faptul că persoana din fotografie este una şi aceeași cu persoana care cere certificarea
Persoana care cere certificarea depune o fotografie de dată recentă, ȋn numărul de exemplare câte se solicită să fie certificate, plus una pentru arhiva biroului notarial. Este obligatoriu ca exemplarele să fie identice. Notarul va vedea persoana ȋn cauză, o va identifica iar apoi va vedea fotografia.

Fotografia se aplică pe fiecare exemplar al ȋncheierii, iar notarul public va face următoarea mențiune pe ȋncheiere: Persoana din fotografie este …….. Notar public, L.S..
Pe marginea fotografiei se aplică timbrul sec al notarului fără a se deteriora fotografia.

d) Faptul că o persoană ca urmare a unei somații sau notificări, s-a prezentat ori nu ȋntr-o anumită zi şi la o anumită oră ȋntr-un anumit loc, precum şi declarația acesteia.
Partea interesată depune un exemplar al somației sau notificării, ȋmpreună cu dovada comunicării acesteia către toate persoanele interesate.

Notarul va verifica dacă ȋnmânarea sau comunicarea somației ori notificării s-a făcut ȋn condițiile legii, iar ȋn caz contrar va cere repetarea procedurii. Neregularitățile procedurii de citare se consideră acoperite ȋn cazul ȋn care persoana somată sau notificată se prezintă ȋn fața notarului public.

La data şi locul indicate ȋn somație sau notificare, notarul dispune să se strige de 3 ori la intervale de 5 minute, numele şi prenumele persoanei somate sau notificate.

Notarul va vedea dacă a sosit persoana somată sau notificată şi va proceda astfel:

• Dacă persoana se prezintă şi dă o declarație, notarul o va identifica şi ȋi va consemna declarația ȋn ȋncheiere, care va fi semnată de toate părțile şi declarant.
• Dacă persoana se prezintă şi refuză să facă vreo declarație, notarul o va identifica şi va consemna ȋn ȋncheiere refuzul de a da declarații. Dacă refuză chiar şi identificarea ori semnarea se va consemna acest aspect.
• Dacă persoana nu se prezintă se va face mențiune ȋn ȋncheiere.

e) Rezultatele tombolelor, tragerilor la sorți, concursurilor, loteriilor publicitare, organizate de entități autorizate ȋn conformitate cu acte normative speciale, dacă nu sunt date, prin lege, ȋn competența altor organe.
Regulamentul şi orice alt document ȋn baza căruia urmează să se desfășoare loteria trebuie autentificate de notar ȋnainte de ȋnceperea operațiunii. Ȋn cazul ȋn care evenimentul se desfășoară pe parcursul a mai multor zile, notarul public va ȋntocmi ȋncheieri separate pe care le va ȋnregistra distinct ȋn registrul general, ȋn fiecare zi.

f) Certificarea site-urilor, programelor informatice sau a altor produse, dacă nu sunt date, prin lege ȋn competența altor organe.
Prin certificarea paginilor de internet trebuie ȋnțeles ȋn sensul ȋn care notarul certifică prin propriile sale simțuri conținutul la un moment dat al respectivei pagini. Certificarea nu va ȋnsemna şi faptul că acel conținut al paginii este corespunzător realității.
Ȋncheierea cuprinde identificarea solicitantului, adresa paginii de internet, numărul de pagini tipărite, data (anul, luna, ziua, ora, minutul publicării). La ȋncheiere se atașează captura de ecran tipărită pe suport de hârtie.

Ȋncheierea de certificare a programelor informatice indiferent de forma ȋn care programul este prezentat de către parte, se anexează varianta tipărită a programului.
Atât la certificarea paginilor de internet cât şi la certificarea programelor informatice notarul public poate solicita prezența unui expert.

Ȋn ce privește certificarea altor produse, acestea se prezintă la sediul biroului sau se identifică de notar ȋn urma deplasării la fața locului. Ȋn cuprinsul ȋncheierii de certificare, identificarea produsului se va face prin descrierea elementelor sale, identificarea solicitantului, respectiv data (anul, luna, ziua, ora, minutul şi locul constatării). De asemenea la ȋncheiere se atșează o fotografie a produsului.

g) Certificarea altor fapte care nu sunt date ȋn competența exclusivă a altor organe.
Notarul public poate certifica orice fapt cât timp nu este dat ȋn competența exclusivă a altor organe.

h) Certificarea proceselor-verbale sau a hotărârilor organelor colegiale.
Ȋn vederea certificării proceselor-verbale şi hotărârilor, notarul public stabilește calitatea şi identitatea semnatarilor. Ȋncheierea de certificare emisă de notarul public nu atestă legalitatea hotărârii sau a procesului verbal, ci numai faptele consemnate ȋn ȋncheierea de certificare.

Ȋncheierea de certificare

Ȋndeplinirea actelor notariale se constată printr-o ȋncheiere.
Ȋncheierea prin care se certifică un fapt constatat personal de către notarul public va cuprinde obligatoriu:

• fapta care se certifică
• ora la care s-a făcut constatarea
• ȋncheierea va cuprinde şi alte elemente raportat la fiecare caz de certificare

Ȋnregistrarea şi arhivarea

Ȋncheierile de certificare se ȋnregistrează ȋn registrul general şi primesc fiecare un număr de ȋnregistrare. Se ȋnregistrează şi ȋn opisul registrului general.

Arhivarea documentelor si pastrarea acestora se face in conformitate cu prevederile legale in materie de arhivare si pastrare a documentelor, pe termenul precizat in Nomenclatorul de arhivare. După expirarea termenului, actele vor fi scoase din evidență.