Legalizarea copiilor de pe înscrisuri

Sediul materiei

Art. 150 din Legea 36/1995 şi art. 311-317 din Regulament.

Competența

A) Notarul public. Nu există restricții cu privire la competența teritorială.

B) Misiunile diplomatice şi oficiile consulare ale României, legalizează copii de pe ȋnscrisuri la cererea:
– persoanelor fizice sau juridice române, indiferent unde ȋşi for produce efectele ȋnscrisurile
– persoanelor fizice sau juridice străine, daca ȋnscrisurile au ca finalitate producerea de efecte juridice ȋn România, iar legile şi reglementările statului de reședință ori convențiile bilaterale nu se opun.

C) Secretarii consiliilor locale ale comunelor şi orașelor – cu ȋndeplinirea următoarelor condiții:
– ȋnscrisul a cărui copie legalizată se cere să nu fie sub semnătură privată
– ȋn comuna sau orașul respectiv să nu funcționeze niciun birou notarial

D) Alte instituții
Competența eliberării copiilor legalizate de pe actele emise de notariatele de stat sau de alte organe cu activitate notarială aparține instituției care a preluat arhiva acestora.

Procedura

Condiții pe care trebuie să le ȋndeplinească inscrisul a cărui copie legalizată se cere:

a) Să fie original. Nu are importanță dacă este autentic sau sub semnătură privată. Dacă actul este sub semnătură privată se va face mențiune ȋn ȋncheiere despre această situație.
Ȋn cazul ȋnscrisurilor autentice care s-au ȋntocmit ȋntr-un singur exemplar original, se poate legaliza copia duplicatului. Nu se poate legaliza copia de pe ȋnscrisul original.
Copia legalizată de pe un ȋnscris din arhiva biroului notarial are o valabilitate de 6 luni.
Nu se poate legaliza copia unei copii legalizate.

b) Să nu conțină particularități neconfirmate, prin semnătură şi sigiliul autorității care le-a ȋntocmit sau, după caz, prin semnătura părților. Ȋn cazul ȋn care ȋnscrisul prezintă alte particularități care nu afectează conținutul sau forma actului ori acesta este plastifiat, ȋn ȋncheierea de legalizare a copiei se fac mențiunile corespunzătoare acestor particularități.
Notarul public eliberează copii legalizate numai de pe inscrisurile originale prezentate de părți, astfel cum au fost emise ȋn starea lor inițială.

c) Să fie, de principiu, ȋn limba română.
Ȋn vederea legalizării copiei unui ȋnscris original ȋntocmit ȋntr-o altă limbă decât română, acel ȋnscris va fi tradus ȋn limba română de un traducător şi interpret autorizat. Copia legalizată ȋnsoțită de traducerea ȋn limba română va fi eliberată părții ȋn numărul de exemplare solicitat. Un exemplar din acestea se păstrează ȋn arhiva notarului.
Dacă ȋnscrisul este ȋntocmit ȋntr-o limbă decât cea română, trebuie să fie de principiu supralegalizat, dacă provine de la autoritățile altui stat.

Ȋncheierea de legalizare a copiei de pe un ȋnscris ȋntocmit ȋntr-o limbă alta decât cea română se semnează de către notarul public care a făcut confruntarea, ȋn cazul ȋn care limba străină este limba sa maternă sau pentru care a fost autorizat ca şi interpret autorizat.

Ȋn cazul ȋn care confruntarea se face de către un traducător, ȋncheierea se semnează de acesta ȋn fața notarului public, ȋn afara de cazul ȋn care traducătorul are depus specimenul de semnătură la biroul notarial. La ȋncheiere se anexează traducerea ȋn limba română a ȋnscrisului, semnată de traducător.

d) Legea săpermită instrumentarea unei copii legalizate de către notarul public.
Nu pot fi legalizate copii de pe:
– hotărârile judecătorești (se ȋntocmesc ȋn două exemplare originale, care nu se eliberează părților, acestea primind copii legalizate)
– ȋncheierea finală ȋntocmită ȋn cadrul procedurii succesorale
– de pe ȋnscrisul original autentificat (se legalizează copia de pe duplicat)

Condiții pe care trebuie să le ȋndeplinească copia:
– să fie făcută după original
– să fie fidelă şi exactă, să reproducă ȋnscrisul. Se pot legaliza şi anumite părți din ȋnscris, cu condiția să nu se denatureze ȋnțelesul integral al ȋnscrisului. Ȋn acest caz se va menționa pe copie EXTRAS.

Etapele de urmat pentru legalizarea copiei după un ȋnscris sunt: cererea, realizarea copiei, colaționarea, constatarea ȋndeplinirii procedurii prin ȋncheiere, ȋnregistrarea şȋ arhivarea.

a) Cererea este obligatoriu să fie scrisă. Ȋn cerere se va identifica ȋnscrisul şi numărul de exemplare cerut de parte. Un exemplar al copiei legalizate se va reține la dosar.
Poate fi făcută de orice persoană interesată. Notarul public nu este obligat să identifice solicitantul. Excepție: copii legalizate din arhiva biroului notarial de pe actele emise de notarul public se eliberează numai părților, succesorilor şi reprezentanților acestora, precum şi celor care justifică un interes.

b) Realizarea copiei. Sunt necesare minim 2 copii, pentru ca una va rămâne ȋn arhiva biroului notarial.
Modalități prin care se poate face copia:
1. Prin transcrierea efectivă a inscrisului
2. Prin completarea de tipizate
3. Prin fotocopierea originalului.

c) Colaționarea
Confruntarea copiei cu originalul pentru a constata asemănările şi deosebirile, se face de regulă de către secretarul biroului. Ȋn cazul ȋn care confruntarea cere o pregătire de specialitate, copia se va elibera numai pe baza confruntării efectuate de către un expert desmnat ȋn acest sens. Ȋn acest caz ȋncheierea va fi semnată şi de către expert.

Incheierea

Cuprinde următoarele elemente:
– Atestarea conformității copiei cu ȋnscrisul prezentat
– Starea ȋn care se află ȋnscrisul
– Semnătura secretarului care a făcut colaționarea
– Denumirea ȋnscrisului așa cum apare sau ȋn lipsă o denumire corespunzătoare

Ȋncheierea va cuprinde obligatoriu cel puțin 2 semnături: a notarului şi a secretarului care a făcut colaționarea. După caz poate conține şi semnătura expertului sau traducătorului.

Ȋnregistrarea şi arhivarea

Ȋncheierile de de dată certă se ȋnregistrează ȋn registrul general şi primesc fiecare un număr de ȋnregistrare. Dacă solicitantul are nevoie de mai multe copii legalizate de pe același ȋnscris fiecare va avea un număr de ȋnregistrare separat. NU se ȋnregistrează şi ȋn opisul registrului general.

Arhivarea documentelor si pastrarea acestora se face in conformitate cu prevederile legale in materie de arhivare si pastrare a documentelor, pe termenul precizat in Nomenclatorul de arhivare. După expirarea termenului, actele vor fi scoase din evidență.