Înainte de semnarea unui contract de vânzare-cumpărare a unui imobil la notar, este esențial ca toate înscrisurile care alcătuiesc dosarul tranzacției să fie verificate din punct de vedere al conformității legale. Lipsa unui singur document sau identificarea unor neconcordanțe tehnice poate atrage amânarea operațiunii juridice ori poate impune parcurgerea unor pași suplimentari, precum actualizări cadastrale, rectificări materiale sau clarificări fiscale.
Acesta este un articol orientativ privind structurarea corectă a documentației necesare pentru înstrăinarea unui apartament, a unei case sau a unui teren, sprijinind proprietarii în organizarea eficientă a procesului de pre-autentificare.
Actualizat: 30 iunie 2026
Pentru o analiză extinsă a definițiilor legale și a listei oficiale de documente solicitate la biroul nostru, vă recomandăm să consultați pilonul principal din secțiunea Keystone: : Contractul de vânzare-cumpărare la notar: ce este, ce acte sunt necesare și cât durează procedura.
1. Documente privind identificarea și starea civilă a persoanelor implicate
În cadrul procedurii de autentificare, notarul public are obligația legală de a identifica părțile contractante, de a verifica, capacitatea juridică de exercițiu și de a stabili regimul matrimonial aplicabil bunurilor ce urmează a fi înstrăinate.
Ai nevoie de certitudine, nu de presupuneri
Trimite-ne situația ta la contact@notariatstoica.ro, iar noi revenim cu pașii corecți și o abordare clară. Gestionăm întregul proces cu responsabilitate și atenție la detalii.
În mod obișnuit, la dosar sunt solicitate următoarele înscrisuri:
- Documentele de identitate: Pașapoartele sau cărțile de identitate trebuie să fie valabile la data semnării actului. Orice schimbare de nume nereglementată administrativ necesită clarificare prealabilă;
- Actele de stare civilă: Certificatele de căsătorie, convențiile matrimoniale speciale (acolo unde este cazul) sau hotărârile de divorț definitive sunt indispensabile pentru a determina dacă imobilul reprezintă un bun propriu sau un bun comun dobândit sub regimul comunității legale;
- Înscrisurile de reprezentare: În ipoteza în care una dintre părți nu se poate prezenta personal și este reprezentată de un mandatar, este obligatorie prezentarea procurii speciale în formă autentică sau a documentelor care atestă calitatea de reprezentant legal al unei persoane juridice.
2. Documentația tehnică, juridică și fiscală a imobilului
Pentru ca înstrăinarea unui bun imobil să poată fi realizată în condiții de deplină siguranță, este necesară verificarea istoricului de proprietate și a situației fiscale curente. Categoriile principale de documente obligatorii includ:
- Titlurile de proprietate: Actele care atestă modul de dobândire a bunului (contracte de vânzare, donație, schimb, partaj, certificate de moștenitor sau hotărâri judecătorești definitive);
- Documentația cadastrală și Extrasul de Carte Funciară: Planurile de amplasament și releveele care permit identificarea tehnică a bunului. Extrasul de carte funciară pentru autentificare este solicitat direct de biroul notarial și indisponibilizează temporar cartea funciară pentru protecția cumpărătorului;
- Certificatul de atestare fiscală: Emis de autoritatea locală competentă (DITL ), acest act atestă stingerea obligațiilor de plată ale proprietarului/cumpărătorului către bugetul local,
- Certificatul de performanță energetică și adeverințele de utilități: Documente tehnice obligatorii prin lege la transmiterea dreptului de proprietate pentru clădiri și apartamente.
Facilități procedurale și optimizarea costurilor la SPN Stoica S. Eduard & Asociații
Pentru ca tranzacția dumneavoastră imobiliară să beneficieze de un parcurs fluid, sigur și eficient, biroul nostru pune la dispoziția părților două facilități procedurale esențiale:
• Deducerea/scăderea integrală a onorariului de la antecontract: În situația în care atât promisiunea de vânzare (antecontractul), cât și contractul final sunt instrumentate în cadrul biroului nostru, onorariul achitat pentru antecontract se deduce în întregime din costul actului final de vânzare-cumpărare, conform normelor metodologice în vigoare.
• Obținerea certificatelor fiscale prin mijloace electronice: Pentru a reduce timpii de așteptare și birocrația administrativă, echipa noastră poate solicita și obține certificatele de atestare fiscală ale părților pentru proprietățile situate în București/cumpărători cu domiciliul în București (trebuie ca impozitele să fie achitat la zi, rol fiscal deschis corect). În cazul imobilelor situate în provincie, posibilitatea obținerii digitale este verificată punctual, în funcție de infrastructura informatică a primăriei locale.
În funcție de tipul imobilului (apartament, casă, teren intravilan sau extravilan) și de istoricul său juridic, cerințele pot varia. Pentru detalii extinse privind verificarea acestor documente tehnice, puteți consulta îndrumarul din secțiunea Keystone: Ghidul cumpărătorului
3. Situații speciale: ipotecă, moștenitori, coproprietari
Unele vânzări sunt mai simple, altele implică situații juridice speciale. Este important să anunți notarul dacă:
- imobilul este ipotecat sau există o interdicție de înstrăinare;
- imobilul se află în coproprietate (mai mulți coproprietari sau soți);
- proprietarul actual a dobândit imobilul prin moștenire și există mai mulți moștenitori;
- una dintre părți este persoană juridică sau există minori implicați.
În astfel de cazuri, pot fi necesare acorduri din partea băncii, acte suplimentare de la moștenitori sau documente care atestă clar cotele-părți.
Pentru vânzările cu credit, cu ipotecă sau pentru situații complexe, poți consulta articolele dedicate vânzării cu ipotecă, schimbului imobiliar, partajului.
Siguranță juridică, fără compromisuri
Trimite-ne documentele în avans, iar noi îți oferim o analiză completă și ne ocupăm de fiecare etapă cu atenție și rigoare. Tu ai claritate, noi ne ocupăm de execuție.
4. Cum să pregătești actele pentru biroul notarial
Un mod eficient de lucru este următorul:
- pregătește toate actele pe care le ai legate de imobil și de starea ta civilă;
- scanează-le sau fotografiază-le astfel încât să fie lizibile;
- trimite-le prin e-mail către biroul notarial, menționând că dorești să vinzi un anumit imobil și, dacă știi, data la care ai dori să semnezi.
La SPN STOICA S. EDUARD & ASOCIAȚII – Societate Profesională Notarială, poți transmite documentele la adresa contact@notariatstoica.ro, iar după analiză vei primi o listă exactă a actelor care lipsesc și pașii de urmat până la semnarea contractului de vânzare-cumpărare.
Întrebări frecvente despre actele necesare pentru încheierea unui contract de vânzare imobil la notar
1. Cu cât timp înainte de semnare trebuie pregătită documentația?
Este recomandat ca demersurile de colectare a actelor să fie inițiate cu câteva săptămâni înainte de data estimată pentru tranzacție, asigurând astfel timpul tehnic necesar pentru obținerea certificatelor administrative sau efectuarea eventualelor rectificări.
2. Sunt suficiente copiile scanate pentru demararea procedurii?
Da, pentru etapa de analiză juridică preliminară și redactarea proiectelor de contract, documentele transmise electronic sunt suficiente. Totuși, în ziua ședinței de autentificare, prezentarea tuturor înscrisurilor în original constituie o obligație legală imperativă.
3. Cum se procedează în situația pierderii unui act de proprietate?
Proprietarul trebuie să solicite eliberarea unui duplicat oficial din arhivele biroului notarial care a instrumentat actul inițial sau, în funcție de caz, de la instanța de judecată emitentă . Recomandăm semnalarea acestei situații încă de la prima interacțiune cu notarul public.
4. Există diferențe între actele necesare pentru un apartament și cele pentru un teren?
Înscrisurile de bază (titlul de proprietate, certificatul fiscal, extrasul de carte funciară) sunt identice. Cu toate acestea, în cazul apartamentelor sunt obligatorii adeverința de la asociația de proprietari și certificatul energetic, în timp ce pentru anumite terenuri pot fi solicitate certificate de urbanism, avize de la Ministerul Culturii sau adeverințe privind exercitarea dreptului de preemțiune din partea autorităților specifice.
Echipa Editorială SPN Stoica S. Eduard & Asociații: Expertiză Notarială și Juridică
Eduard Stoica, Notar Public | Autor & Supervizare juridică
Raluca Șerban, Consilier Juridic | Autor & Coordonare editorială
