Reguli comune tuturor actelor notariale

Constatarea identității, domiciliului și capacității părților

În cazul în care notarul public nu cunoaşte părţile, este obligat să procedeze la verificarea identităţii acestora, în vederea încheierii unui act sau îndeplinirii unei proceduri notariale, după caz, prin:

1. acte de identitate prevăzute de lege;
2. paşapoarte, în condiţiile legii (doar cetatenii straini si cetatenii romani cu domiciliul dovedit in strainatate);
3. atestarea avocatului care asistă partea, identificarea acestuia făcându-se în condiţiile lit. a) sau b).

În situaţia în care notarul public are suspiciuni cu privire la identitatea părţilor, iar actul de identitate este eliberat de autorităţile române, va verifica actul de identitate prezentat în Registrul Naţional de Evidenţă a Persoanelor.

Elementele obligatorii de identificare a persoanelor sunt:

1. pentru persoana fizică română sau rezidentă în România (drept de rezidenta dovedit prin inscrisuri oficiale, gen permis de sedere, pentru membru de familie, s.a): numele, prenumele, codul numeric personal, domiciliul sau reşedinţa obişnuită;
2. pentru străini persoane fizice, nerezidenţi în România: numele, prenumele, cetăţenia şi reşedinţa obişnuită declarată, dacă nu reiese din actul în baza căruia s-a stabilit identitatea;
3. pentru persoana juridică de naţionalitate română: denumirea, sediul social şi codul unic de identificare sau numărul de înregistrare în registrele speciale pentru asociaţii şi fundaţii, după caz;
4. pentru persoana juridică străină: denumirea, sediul social, naţionalitatea şi numărul de înregistrare emis de autoritatea competentă din ţara de origine;
5. pentru persoana fizică autorizată: numele, prenumele, codul unic de înregistrare fiscală, domiciliul sau reşedinţa profesională cu specificarea activităţii desfăşurate.

În ce privește persoanele private de libertate, actele notariale se instrumentează la locul unde acestea se află pe perioada privării, cu obligația administrației locului de deținere de a lua toate măsurile necesare pentru identificarea de către notar persoanei lipsite de libertate, precum și pentru asigurarea condițiilor adecvate, necesare încheierii actului. Concret, identificarea se va face tot conform celor de mai sus privitoare la actele de identitate. În cazul în care persoana privată de libertate nu poate să semneze, actul notarial se va încheia în prezența a 2 martori asistenți, care pot fi și funcționari ai penitenciarului. De asemenea, dacă nu cunoaște limba română sau este surdomut neștiutor de carte, consimțământul se va lua în prezența unui interpret și traducător autorizat, respectiv a unui interpret mimico-gestual autorizat.

Minorul se va identifica cu certificatul de naștere.

Notarul public trebuie să verifice și calitatea părților, adică aptitudinea părților de a participa la încheierea unui anumit act juridic [de pildă, persoana care pretinde că este administrator al unei societăți trebuie să probeze acest lucru cu înscrisurile corespunzătoare (de regulă act constitutiv și certificat constatator eliberat de registrul comerțului); cel care pretinde că este mandatar trebuie să probeze calitatea sa prin procură sau contract de mandat; cel care susține că este părintele unui minor trebuie să probeze calitatea prin prezentarea certificatului de naștere al minorului; calitatea de proprietar se probează cu înscrisurile doveditoare ale dreptului de proprietate etc.].

Redactarea înscrisurilor și îndeplinirea actelor notariale

• Toate actele notariale se îndeplinesc la cererea persoanelor care justifică un interes și a autorităților competente, în cazurile prevăzute de lege. Ca regulă, cererile pot fi făcute și prin reprezentant legal ori convențional. Potrivit art.211 din Regulamentul de punere în aplicare a Legii notarilor publici, împuternicirea avocațială nu constituie mandat de reprezentare pentru încheierea unui act sau a unei proceduri notariale.

Conform art.222 din Regulamentul de punere în aplicare a Legii notarilor publici, actele şi procedurile notariale, cu excepţia actelor autentice, se redactează în numărul de exemplare originale cerut de părţi, plus unul pentru arhiva notarului public şi, după caz, unul pentru efectuarea lucrărilor de publicitate. Excepţii: – conform art.98, actele autentice se întocmesc într-un singur exemplar, care se păstrează în arhiva notarului public, partilor fiindu-le eliberate duplicate, in numarul solicitat, plus unul pentru arhiva biroului.

 O obligație extrem de importantă a notarului este obligația de a desluși raporturile juridice dintre părți cu privire la actul pe care vor să îl încheie, de a verifica dacă scopul pe care îl urmăresc este în conformitate cu legea și de a le dea îndrumările necesare asupra efectelor lui juridice.(in aplicarea art.9 din Lege)

Înscrisurile redactate de părţi, de reprezentanţii lor legali sau convenţionali ori, după caz, acordurile de mediere vor fi verificate cu privire la îndeplinirea condiţiilor de fond şi formă, notarul public putându-le aduce modificările şi completările corespunzătoare, cu acordul părţilor.

Actele juridice pentru care legea prevede forma autentică ad validitatem vor fi redactate numai de notarii publici (=> celalalte acte pot fi redactate de părți sau reprezentanți).

• În ce privește modul concret de redactare, acesta trebuie făcut citeț și fără ștersături, iar mențiunile în cifre se vor preciza și în litere. Denumirea persoanelor juridice se redactează fără prescurtări. Notarul trebuie să evite expresii, formulări ambigue, dubitative, polisemantice, care să conțină în germeni litigii viitoare.

De asemenea, înscrisul notarial alcătuit din mai multe file va fi cusut, capsat sau broșat aplicându-se sigiliul notarului pe marginile alăturate a două file, a.i. sigiliul de legătura să fie aplicat pe toate filele înscrisului.

• Actele solicitate de părți și orice acte de procedură notarială se întocmesc în limba română, inclusiv cele redactate si prezentate de părți.

Cetățenilor aparținând minorităților naționale și persoanelor care nu vorbesc sau nu înțeleg limba română li se acordă posibilitatea de a lua cunoștință de cuprinsul actului printr-un traducător sau interpret. Funcția de traducător sau interpret poate fi îndeplinită de către notarul public, dacă limba străină este limba sa maternă sau este autorizat ca interpret ori traducător, sau de către o altă persoană autorizată ca interpret sau traducător, în condițiile legii, de către Ministerul Justiției. În toate situațiile în care actul se îndeplinește prin interpret sau traducător autorizat acesta va semna încheierea alături de notarul public.

La cererea justificată a părților, notarul public poate îndeplini acte în legătură cu înscrisurile întocmite de părți într-o altă limbă decât cea română, numai dacă notarul instrumentator cunoaște limba în care sunt întocmite actele sau după ce a luat cunoștință de cuprinsul acestora prin interpret, caz în care un exemplar tradus în limba română și semnat de cel ce a efectuat traducerea va fi atașat la dosar.

Înscrisurile destinate a fi traduse într-o limbă străină se vor redacta fie pe două coloane, cuprinzând în prima coloană textul în limba română, iar în cea de-a doua, textul în limba străină, fie în mod succesiv, mai întâi textul în limba română, continuându-se cu textul în limba străină.

Dacă cetăţeanul străin îi declară notarului public că ştie limba română suficient de bine pentru ca actul sau procedura notarială să se îndeplinească numai în limba română, fără a mai fi necesară prezenţa unui interpret şi traducător autorizat, pe cererea de îndeplinire a actului sau procedurii notariale, cetăţeanul străin va scrie olograf că nu solicită prezenţa unui interpret şi traducător autorizat la instrumentarea actului sau procedurii notariale întrucât cunoaşte limba română. Notarul public va face menţiunea corespunzătoare în încheierea de îndeplinire a actului sau procedurii notariale.

• Conform art.79 alin.2 din Legea nr. 36/1995, notarul trebuie să ceară părților, ori de câte ori este cazul, documentele justificative și autorizațiile necesare pentru încheierea actului sau, la cererea acestora, va putea obține el însuși documentația necesară.

Documentația necesară încheierii actului sau procedurii notariale se reține la dosarul actului sau procedurii, împreună cu exemplarul original al actului rămas în arhiva biroului.

De asemenea, înscrisurile ce constituie anexe ale actului notarial fac parte integrantă din act, semnându-se de către părți și vizându-se de către notar. În cuprinsul actului se va face mențiune că anexele fac parte integrantă din acesta.

• Potrivit art.82 din Legea nr. 36/1995, actele notariale se îndeplinesc, de regulă, în timpul programului de lucru cu publicul, afişat în mod corespunzător. Acest program poate să fie flexibil, dar cu obligaţia de a respecta programul afişat.

Prin excepţie, un act notarial se poate îndeplini şi în afara sediului biroului notarului public, la cererea părţii interesate, cu respectarea dispoziţiilor legale privind competenţa. În acest din urmă caz, trebuie să se precizeze împrejurarea care justifică întocmirea înscrisului în acel loc, menționandu-se în dreptul fiecărei părți, dacă este cazul, locul și ora la care i s-a luat consimțământul.

În cazul în care întocmirea unui act notarial nu suferă amânare, din motive temeinic justificate, acesta va putea fi îndeplinit şi în afara programului de lucru, la cererea părţii interesate.

Refuzul nejustificat de a îndeplini un act notarial în afara sediului notarial, iar în cazuri temeinic justificate, şi în afara programului normal de lucru, constituie abatere disciplinară şi atrage răspunderea notarului public în mod corespunzător.

• Actele din care rezultă drepturi ce urmează a fi supuse publicităţii în cazurile şi condiţiile prevăzute de lege se vor comunica, de îndată, la locul unde se ţine această evidenţă, de notarul public, care va face şi demersurile necesare în numele titularilor pentru ducerea la îndeplinire a tuturor lucrărilor de publicitate. În vederea îndeplinirii acestor obligații notarul public are acces liber la birourile de publicitate imobiliară, precum și la alte instituții în vederea obținerii actelor și informațiilor necesare îndeplinirii procedurilor notariale.

Încheierea de îndeplinire a actului notarial

Conform art.83 din Legea nr. 36/1995, îndeplinirea actelor notariale, în afară de redactarea înscrisurilor şi de consultaţiile juridice notariale, se constată prin încheiere, care va cuprinde:

1. sediul biroului notarial (respectiv antetul, cu toate elementele);
2. denumirea încheierii şi numărul acesteia;
3. data îndeplinirii actului notarial;
4. numele şi prenumele notarului public;
5. locul unde s-a îndeplinit actul notarial, în cazul îndeplinirii în afara sediului biroului notarial, precizându-se împrejurarea care justifică întocmirea înscrisului în acel loc;
6. numele sau denumirea părţilor, domiciliul sau sediul acestora şi menţiunea faptului prezentării lor în persoană (in nume propriu), reprezentate ori asistate, precum şi modul în care li s-a constatat identitatea, cu excepţia încheierilor prin care se dă dată certă înscrisurilor sau se legalizează copii de pe înscrisuri;
7. arătarea îndeplinirii condiţiilor de fond şi de formă ale actului notarial întocmit în raport cu natura acelui act (incheierea notarială trebuie să cuprindă obligatoriu acele mențiuni prevăzute de lege ca fiind necesar de completat, raportat la fiecare procedură în parte)
8. constatarea îndeplinirii actului notarial şi a citirii acestuia de către părţi (care, dupa ce au citit, au declarat ca i-au inteles continutul……..);
9. menţiunea perceperii tarifelor, a impozitelor, a onorariului, precum şi cuantumul acestora;
10. semnătura notarului public;
11. sigiliul biroului notarului public.

Încălcarea cerințelor art.83 se sancționează cu anularea, dacă nu pot fi îndreptate și au produs părții o vătămare care nu poate fi înlăturată în alt mod decât prin desființarea actului.

Încheierea notarială se tehnoredactează în continuarea actului notarial, astfel încât să nu poată fi detaşată de cuprinsul actului.

Nulitatea încheierii se răsfrânge și asupra actului juridic constatat în baza încheierii respective, dar doar atâta vreme cât acel act nu poate avea o existență de sine stătătoare (ca inscris sub semnatura privata, de ex).

Încheierea de respingere a cererii de îndeplinire a actului notarial

Conform art.85 din Legea nr. 36/1995, încheiere de respingere se dă numai dacă părțile stăruie în cerere (cererea se înregistrează în registrul general la data depunerii, iar încheierea de respingere va purta numărul cererii și data la care se emite.).

Încheierea de respingere va cuprinde: elementele prevăzute de art.83 lit. a) – d) și f) (numele sau denumirea partilor….) din lege, motivarea refuzului în fapt și în drept, calea de atac, instanța competentă și termenul de exercitare.

Încheierea de respingere se redactează în cel mult 5 zile de la data înregistrării cererii sau, după caz, îndeplinirii procedurii de citare.

Îndeplinirea actului notarial poate fi respinsă pentru si următoarele motive:

1. neprezentarea documentației necesare sau prezentarea incompletă a acesteia;
2. neplata tarifelor, impozitului și a onorariului stabilit;
3. imposibilitatea identificării părții sau lipsa de discernământ a acesteia, dacă această stare rezultă din comportamentul părții;

De asemenea notarul public va refuza îndeplinirea unui act notarial în cazul în care acesta cuprinde clauze contrare legii și bunelor moravuri. (art. 9 din Lege)

Notarul public poate reveni asupra respingerii, dacă motivele soluției nu mai subzistă.

Împotriva încheierii de respingere partea nemulțumită poate formula plângere, în termen de 10 zile de la comunicare, la judecătoria în a cărei circumscripție teritorială își desfășoară activitatea notarul public. Plângerea se depune la biroul notarului public care a refuzat cererea, iar acesta o va înainta de îndată instanței, împreună cu dosarul cauzei.

Judecarea se face cu citarea tuturor părților interesate în cauză.

În soluționarea plângerii, notarul public nu are calitate procesuală.

Dacă instanța admite plângerea, notarul public este obligat să se conformeze hotărârii judecătorești rămase definitivă și va face mențiune despre aceasta la redactarea actului. De asemenea, actul se va autentifica numai după achitarea taxelor corespunzătoare, a onorariul și/sau impozitelor, după caz.

Împotriva încheierii de respingere a cererii de divorț nu există cale de atac, dar soţii se pot adresa cu cererea de divorţ instanţei de judecată, pentru a dispune desfacerea căsătoriei prin acordul lor sau în baza unui alt temei prevăzut de lege.

Îndreptarea sau completarea actului notarial

Erorile materiale pot fi îndreptate și omisiunile vadite pot fi completate, la cerere sau din oficiu, CU ACORDUL PĂRȚILOR, numai dacă acestea rezultă din lucrările actului, precum și din registrele notariale sau alte evidențe ale biroului notarial. Acordul părților se prezumă dacă, fiind legal citate, nu își manifestă opunerea.

Îndreptarea se face prin încheiere de rectificare. Nu sunt admise corecturi direct în cuprinsul actelor notariale.

Erorile materiale sau omisiunile vădite pot privi:

• numele și calitatea părților;
• erori de calcul;
• orice alte asemenea erori materiale care nu privesc aspecte ce pot afecta natura, obiectul actului sau conținutul raporturilor juridice dintre părți.

Nu se pot îndrepta prin această procedură erorile de raționament juridic și nici alte erori sau omisiuni care nu pot fi calificate drept erori sau omisiuni materiale, acestea putând fi remediate, doar cu acordul părților și doar prin întocmirea unui alt înscris.

Încheierea de rectificare se atașează la exemplarele originale ale actului și, după caz, la duplicatele actului aflate în arhivă sau prezentate de părți.

În cazul în care îndreptarea sau completarea se face la cerere, părțile trebuie să prezinte toate exemplarele originale sau duplicatele deținute de acestea.

Îndreptarea erorilor materiale și completarea omisiunilor vădite, din oficiu, se face pe baza exemplarului din arhiva biroului notarial sau a Camerei Notarilor Publici, comunicându-se părților și registrelor de publicitate câte un exemplar al încheierii.

Despre existența încheierii de rectificare se face mențiune pe toate exemplarele originale și duplicatele actului, atât cele aflate în arhiva biroului, cât și cele prezentate de părți.

În cazul în care aceeași eroare materială sau omisiune vădită este identificată în mai multe acte sau proceduri notariale interdependente, se admite îndreptarea sau completarea lor prin aceeași încheiere (chiar dacă provin de la notari diferiți).